Tony Fadell的筆記系統：用紙筆分清輕重緩急

建立一套系統 / 作者利用筆記分辨每個輕重緩急的項目 --- 要把所有事情都記在腦子裡是不可能的，總會出現一些新的危機，而舊的憂慮剛走，新的憂慮馬上就到。 有各種各樣需要處理的小事，而它們往往又是一環套一環，牽一髮而動全身。 作者表示需要冷靜下來，找到自己的空間，分清輕重緩急。作者的方法是當時走到哪裡都會帶著幾張紙。這些紙上寫的是我們面前每個領域裡最重要的里程碑，以及為了達到這些里程碑我們所需要做的一切。這些領域包括工程、人力資源、財務、市場營銷，以及裝置等各個方面。 作者將所有最重要的問題都列在了這些紙上。因此當作者在開會或者和人談話時，可以快速地瀏覽這些問題。我們的主要問題是什麼？我們的客戶有什麼問題？這個團隊目前面臨的最大障礙是什麼？下一個重要的里程碑是什麼？我們的團隊在期限方面做出了何種承諾？ 最精彩的想法部分。每當有人提出了一個好的但無法現在實現的想法，每當有人提出了對產品或組織的改進建議，作者就會把它們記錄下來。 所以，在每週的待辦事項和任務列表的旁邊，作者都設定了一塊區域，專門用於記錄我們迫不及待想要實現的一些想法。 作者會定期回顧這些內容，看看它們是否仍然適用。這些內容賦予作者靈感、興奮，也讓作者時刻專注於未來。 這對團隊也是一件好事。他們會看到作者很在乎他們的想法，並且知道作者會持續地評估這些想法。 於作者而言，捕捉所有資訊的唯一方法就是每次在會議上做筆記。作者會把好的想法、優先事項、遇到的障礙、承諾的交付日期，以及未來主要的內部和外部心跳等記下來，用手寫，不用電腦。 對作者來說，手寫非常重要。作者無須盯著螢幕，也不會因各種郵件分神。隔在你和團隊之間的電腦或者手機會嚴重影響注意力，作者如果過度使用電腦螢幕也會對團隊發，「螢幕上看的東西比你說的話更加重要」這樣的錯誤訊息。 即便只是在電腦上記筆記，也是不可能的。有時候當作者在打字時，真的就是在……打字。不管在電腦上寫了什麼，這些東西都沒有進入作者的腦子。但是有那麼多事情擺在面前，不能走神，不能聽不到團隊說的每一個字。 所以作者選擇先用筆記，然後重新打字和編輯，這就迫使作者學會了運用不同的方式來處理資訊。 每個週日晚上作者都會瀏覽筆記，重新評估、調整所有任務的優先順序，把好的想法再捋一遍，然後在電腦上做更新，並打印出用於下週工作的新版本。 不斷地重新確定優先順序使我能夠縮小範圍，識別出那些可以合併或消除的東西。它讓作者發現了不少我們用力過猛的地方。 就在那些整理筆記的晚上，作者終於意識到為什麼團隊會如此不堪重負。團隊對太多的事情說了“是”，團隊需要開始說“不”。 接下來便是一項艱難的工作：確定哪些事情需要委派下去，哪些需要延遲，哪些需要從清單中劃掉。作者就不再是想到哪裡就是哪裡，而是被推動著必須根據事情的真正重要性來確定輕重緩急。這使作者能夠專注於更高的目標和里程碑，而不只是看到眼前的那點急事或者是某些我們在產品功能方面的突然心血來潮。 週日晚上，作者會把整個清單通過郵件傳送給管理團隊。每一項內容都做了名稱標記。任何人都可以檢視列表的頭部內容，以便知曉下週的工作重點、他們要負責的事情，以及下一個重要的里程碑是什麼。 每週一的會議，也會圍繞這張清單展開。 所有人都討厭這個東西。當作者掏出這些清單，開始逐項詢問各件事情的進展時，就能看到大家都面露難色。“這件事兒我還記著呢，因為它還沒有被從清單上劃掉。”“6月3日，你說它會在月底前準備好。現在已經是7月了，你這個項目處於什麼狀態？” 這不是過度管理，而是為了讓大家負起責任，也是為了作者我能牢記所有的事情。一切需要記住的事情匯成了一道洪流，而正是它于波濤洶湧之中拯救了作者寶貴的時間。 一開始這只是一頁紙，後來增加到8頁、10頁。這是一項勞動密集型工作，它神祕晦澀、沒有止境，但很有用。後來整個團隊逐漸喜歡上了它。它讓團隊相保持冷靜，集中了注意力。 沒有人再需要猜測作者的心思，團隊每個人都知道作者最關心的是什麼，因為作者已經將優先事項都寫出來了，並且每週更新。 團隊的很多人都學會了這一招，後來他們的下屬也開始使用這一方法。每個人都對清單、郵件和會議感到害怕，但如果腦子裡有太多事情裝不下，他們就會尋找一種管理這些事情的好方法。 這種方法不見得適合所有人。但每個人都需要找到自己的管理方法。你確實需要對任務進行優先順序排序，好好整理和組織一下自己的想法，併為你的團隊建立一個可預測的日程表，以使他們能夠及時瞭解你的這些想法。 #創造用非傳統方式做有價值的事