杜拉克的時間管理：先記錄，再刪減，最後整合

#時間管理 管理者面臨的主要挑戰之一，就是他的時間不屬於自己，隨時可能被各種事務所擠佔和打斷。而且，管理者在組織中的地位越高，組織就會佔用他越多的時間。舉個例子，總經理級別的人通常要參加各類應酬，如宴請重要客戶和政府官員，出席各種公開活動等等。就這樣，管理者把大把時間耗在了毫無貢獻的工作上面。 更可怕的是，極少有管理者認識到這一點。實際上，大多數人根本不知道自己的時間是怎樣分配的。比如有一位董事長，他十分肯定地對Drucker說，他的時間1/3用於討論業務，1/3用於接待客戶，1/3用於社會活動。Drucker讓董事長秘書，負責紀錄在六個星期中，把這位董事長每天實際時間分配記錄下來。結果發現，這位董事長的大部分時間耗費在了公司的日常調度上，比如親自打電話催貨之類。而他自認為的討論業務、接待客戶、參加社會活動等重要事項，根本沒花什麼時間。 Drucker說，作為管理者，如果做不到“認識你自己”，起碼應該先做到“認識你的時間”。做到這一點並不難，就是持之以恆地記錄下自己的時間安排。要注意的是，必須在處理某件工作的當時立即記錄，而不能在事後憑記憶補記，因為人的記憶是很不靠譜的。 記錄下時間分配之後，第二步就是大刀闊斧地砍掉浪費時間的活動。管理者可以問問自己，有哪些活動是完全沒有必要的，有哪些活動是可以授權給別人去幹的，還有哪些活動是自己在浪費別人的時間，比如動不動就召集所有人開會。德魯克斷言，每個管理者只要認真檢討自己的時間記錄，會發現有不少時間浪費在這類不必要的活動上了。對這類活動，該取消的取消，該授權的授權，比較容易解決。 除此之外，還有一類浪費時間的情況，是由組織本身的管理缺陷引起的。比如，一個組織總是一而再、再而三地發生同樣的“危機”，管理者光是應對這些危機就忙得焦頭爛額。其實，完全可以設計一種制度，在這類危機發生前就將其化解，管理者也就不用天天忙著救火了。 比如，美國國防部在每個財年末，都要努力消化掉當年的全部預算，否則沒用完的部分就要交還國庫。每到這時，國防部上上下下都如臨大敵，人人都忙得不可開交。後來，新一任國防部長麥克納馬拉上任，他發現美國法律有一條規定，那些沒有用完的必要預算可以轉入一個臨時帳戶，不用交回去。這一發現，讓美國國防部再也不用每年應急地消化預算，而是將注意力放在更重要的事情上。 對此，Drucker總結說：“如果一個工廠總是看起來忙得不可開交，就必定是管理不善。管理好的工廠，總是單調無味，沒有任何激動人心的事件。因為凡是可能發生的危機都早已預見，並且已經將解決辦法變成例行工作了。 #將例外管理變成例行管理 組織管理不善造成的時間浪費，除了重複性危機，還包括人員過多、開會頻繁、信息不暢等等。不過，即使解決了上述所有環節的時間浪費，一個管理者的時間仍然是相當有限的。特別是高級主管，真正能自由運用的時間，一般只佔所有工作時間的1/4。如果這1/4的工作時間還不能集中，而是零散分布的碎片化時間，那結果將是災難性的。 這是因為，很多重要事項都有最低連續工作時間的要求，如果一次少於這個最低時間，事情就做不好，花掉的時間也浪費了，下次還得從頭再來。 重要的決策，則需要更多的時間。卓有成效的管理者對決策都非常謹慎，往往要一次性深入思考好幾個小時，並反復權衡再三，才能最終定奪。 時間管理的第三步，就是要想方設法將碎片化時間集中起來，形成整塊的工作時間。具體辦法有很多，比如高層管理人員可以每星期有一天在家辦公，或者將所有例行事務集中在某幾天辦理，把其他時間騰出來。總之，管理者如果想取得更大的成效，就需要更長的整塊時間。 最後，對於集中起來的整塊時間，管理者必須有效利用，集中精力，一次只做一件事，而且是最重要的事，這就是“要事優先”原則。但是，擺在管理者面前的“要事”往往也有若干件，該如何決定處理這些事情的先後次序呢？Drucker給出了兩點建議： 第一，不要為昨天的任務而忙碌。有些工作一旦啟動，人們就傾向於繼續完成它，即使這項工作對未來沒價值，人們也不想放棄。這相當於經濟學上說的“沉沒成本”，應該果斷捨棄，終止任務。同時，人們對昨天的成功有一種路徑依賴，比如有的公司憑借某款產品獲得了巨大成功，但這款產品已經不再適應未來的市場需求。這時候，公司就不能總想著如何維持這個產品，而是要集中精力開發新產品。 第二，不能根據壓力來決定優先次序。壓力最大、看上去十萬火急的事情不一定最重要，而真正重要的事情，比如關於未來的戰略思考、將決策落實為行動等等，卻並不顯得很急迫。如果按照壓力來決定優先次序，那麼這些真正重要的事情就會緩一緩再說。有經驗的管理者都知道，所謂“緩一緩再說”，實際就是“永遠不辦”。 以上就是實現卓有成效的第一個方法，做好時間管理。首先要記錄下你的時間安排，大刀闊斧地砍掉那些浪費時間、意義不大的活動，然後想方設法將碎片化時間集中起來，形成整塊的工作時間，最后，遵循“要事優先”原則，一次只做一件事。